보고서쓰는법 (1)- 살아남기 프로젝트

 

보고서쓰는법 (1)- 살아남기 프로젝트

안녕하세요. 너가 알아? 채널의 운영자 K입니다. 오늘은 제가 신입사원이였던 시절을 떠올리며 잘난 사람이 된 것은 아니지만 지금 시점으로 우리 회사의 오너에게 인정을 받을 수 있었던 비결중 하나인 보고서쓰는법에 대해서 알려드릴까 합니다.

 

총 2편으로 나누어서 알려드릴텐데 첫번째 포스팅에서는 보고서란 도대체 무엇인지 그리고 보고서의 종류에 대해서 말씀을 드리고 2편에서는 보고서의 작성절차와 보고서쓰는법 에 대한 구체적인 방법들을 말씀드려보도록 하겠습니다.

 

보고서쓰는법 2편(작성절차 및 주의사항) 바로 보고 싶으신 분들은 -> http://officeworkerlove.tistory.com/40

 

신입사원분들 보고서 하나 잘 써도 이쁨 받는 받는 다는 것. 잊지 마시기 바랍니다.

 

 

 

보고서란 무엇인가?

 

보고서(報告書) 를 정의하면 어떤일, 또는 프로젝트에 대하여 연구하고 조사해서 그 내용을 다른사람에게 말 그대로 보고 하기 위해서 작성된 것이라고 할 수 있습니다. 이런 보고 문서는 특별한 일의 현황 또는 검토끝에 나온 결론을 보고하거나 또는 의견을 피력(건의) 하고자 할때 작성합니다.

 

보고서에는 법규, 지시, 명령 등에 의해서 말로 하거나 서면 등의 방법으로 일정한 의사 자료를 전달하는 것으로 상향적 정보흐름의 형태를 갖는다고 볼 수 있는데 이 문서를 통해서 업무의 현재 진행상황을 파악할 수 있고 이 문서를 보고 윗사람의 지시나 조언을 받을 수 있습니다. (드라마에서 보면 얼굴에 서류 집어 던지는 것 보셨죠?ㅋㅋ)

 

이 보고서는 앞으로의 업무진행에 있어서 지속적인 자료로 활용할 수 있기 때문에 문서의 목적과 기능에 따라 분류를 해야 합니다. 아래에서 보고서의 종류에 대해서 자세히 언급하도록 하겠지만 일일보고서, 주간보고서, 영업보고서, 결산 보고서, 출장보고서 등등 보고서의 양도 어마무시하다는 것 정도는 기억해두시면 좋습니다.

 

일단 보고서의 목적과 그 기능에 대해서 분류해 보았습니다. (참고)

 

# 목 적

1. 진행중인 프로젝트의 상황을 파악하여 상사나 윗사람의 통제 및 조언을 받기 위함

2. 목표, 전략 개선방안에 대해서 건의하거나 아이디어를 전달하고자 함

 

# 기 능

1. 전략이나 계획의 수립을 위하여 작성

2. 사실확인이나 진행상황의 파악을 위하여 작성

3. 진행중인 프로젝트의 체계적인 지원을 위하여 작성

4. 프로젝트의 독려 및 촉구 (이 목적이 더 큼) 단순 참고하기 위해 작성

 

보고서를 작성할때 기본적으로 지켜야 하는 원칙

 

보고서는 이를 받는 윗사람이나 상사에게 프로젝트에 대해서 명확하게 파악할 수 있는 유용한 정보를 제 시간에 정확하게 전달하여야 보고서의 기능을 온전히 했다고 말할 수 있습니다. 온전한 보고서가 되기 위해서는 몇가지 기본원칙이 존재하는데 그 기본적인 원칙에 대해서 알려드리도록 하겠습니다.

 

# 필요와 완전성의 원칙

보고서는 불필요한 보고는 최대한 빼는 것이 좋습니다. 문서의 종류에 따라 그 목적을 분명하게 하고 보고서를 작성할때는 다양한 자료를 조사하여 보완할때 하더라도 완전해야 합니다. (책임한계를 명확하게 하는 것이 핵심)

 

# 적시, 정확성의 원칙

아무리 훌륭한 보고서라고 할지라도 보고 시한을 지나서 올리는 보고서는 그 효율성이 없으며 시기를 놓치면 정확성 역시 떨어집니다. 그리고 보고서는 자신의 생각 그러니까 독단이나 편견등을 명확하게 배제하고 작성해야함이 기본중에 기본입니다.

 

# 유효, 간결성의 원칙

보고를 받는 사람이 보고서를 봤을때 충분히 가치 있는 보고서이고 문서를 보고 행동을 바로 옮길 수 있고 활용될 수 있어야 합니다. 그리고 무엇보다도 장황하게 설명하기보다는 요약하여 이해하기 쉬운 방법으로 불필요한 사항을 배제하도록 합니다.

 

# 효과의 원칙

효과의 원칙은 경제성의 원칙이라고 하는데 보고서를 통해서 얻는 이익이 작성에 소요되는 시간이나 인력 비용보다 훨씬 효율적이이여야 합니다. 

 

책임한계란? 자료에 대한 신뢰 여부, 그 책임이 누구에게 있는지에 대해서 설명하는 내용

 

보고서쓰는법 알아두어야 할 상식 - 구두보고

 

회사를 다니면서 보고할때 구두로 보고를 하는 경우가 있습니다. 구두에 의한 보고는 직접 브리핑 하거나 전화를 통해서 전달이 되는데 그 이유는 시간적으로 보고서를 작성할 시간이 없을때 사용되며, 내용이 간단하여 문서형식으로 남길 필요성이 없을때 사용됩니다. 또는 민감한 기밀일때 구두로 보고가 되는 경우가 있습니다. (하지만 이런 부분에 경우는 높은 직급이 아닐 경우 거의 없다고 보시면 됩니다.)

 

 

보고서의 종류에는 무엇이 있는가?

 

위에서도 언급했지만 보고서의 종류는 정말 다양하고 엄청나다고 볼 수 있습니다. 이렇게 다양한 보고서의 종류는 크게는 4가지로 분류할 수 있습니다.

 

첫번째, 상황보고서

일반적으로 회사에서 일어나는 일들에 대해서 정기적으로 보고 하는 보고서이며 대표적으로 하루동안 있었던 일을 적는 일일보고서, 한주 단위로 보고하는 부간 보고서 월 단위로 보고하는 우럭나보고서 연 단위로 보고하는 연간보고서 등입니다. 이외에도 출장보고서나 회의가 끝난 후 보고하는 회의보고서등도 있습니다.

 

두번째, 의견보고서

의견보고서는 말 그대로 자신의 아이디어나 의견을 전달할때 쓰는 보고서입니다. 프로젝트를 담당하면서 새롭게 제시되는 의견이나 아이디어를 문서화하는 것인데 예로 제안서, 기획서, 품의서등이 있습니다. (전 개인적으로 제안서와 품의서를 가장 많이 올렸습니다.) - 오너나 윗분께 이거 할거니까 돈 지원해달라는 소리였습니다. 그리고 이렇게 추진했던 프로젝트들이 모두 소위 대박을 쳐서 이중직을 해도 용서가 되는 희안한 상황이 오게 된 것입니다. ㅋㅋ

 

세번째, 상황보고서

프로젝트를 진행하다 보면 의도치 않게 일이 터지는 경우가 있습니다. 이럴때 발생하는 클레임이나 문제점들에 관한 상황과 정보를 정리하는 보고서입니다. 경위서, 불량보고서등이 이에 해당합니다.

 

네번째, 분석보고서

프로젝트에 어떤 주제가 있다면 그 주제에 관하여 면밀하여 조사하고 연구 분석해서 그 결과를 보고하는 문서입니다.

 

기본보고서

 

일일보고서 : 일일업무에 있었던 영업관련된 내용, 매출, 실적에 관한 보고 문서입니다.

주간보고서 : 주간업무에 있었던 영업관련된 내용, 매출, 실적에 관한 보고 문서입니다.

월간보고서 : 월간보고서, 영업, 정산에 관련된 보고 문서입니다.

월간보고서 : 연차보고, 분기별보고, 결산보고서등의 문서가 이에 해당합니다.

출장보고서 : 출장중 있었던 업무에 대한 진행상황과 결과 거래처 시찰관련된 보고 문서입니다.

회의보고서 : 정기업무회의, 영업회의, 개발회의 등등에 관하여 회의중 있었던 보고 문서입니다.

연수보고서 : 워크샵, 세미나, 견학 ,연수, 교육이수등에 관한 보고를 하는 보고 문서입니다.

 

의견보고서

 

제안서 : 타회사로부터의 제휴나 또는 투자, 개발 컨설팅에 관한 전반적인 제안에 관한 문서

기획서 : 회사에서 할 수 있는 이벤트, 광고, 신상품, 서비스 마케팅에 관한 기획 문서

품의서 : 구매, 결제, 지출, 지원에 관련하여 재무부나 해당부서에 지원 요청에 관한 문서

 

상황보고서

 

사고보고서 : 프로젝트에 관련하여 사건이나 사고에 관하여 보고하는 문서

클레임보고서 : 고객만족도 또는 클레임에 관한 처리에 대하여 보고하는 문서

경위서(시말서) : 직장인이 제일 쓰기 싫어하는 문서 - 규정위반, 분실, 근태, 불량, 고장에 관한 문서

 

분석보고서

 

조사보고서 : 현재 프로젝트 진행중인 현황, 테스트, 시장, 품질, 재고, 효과에 관한 보고 문서

 

 

 

정말 보고서의 종류가 엄청나죠? 물론 오늘 포스팅이야 보고서란 무엇인가에 대해서 알려드리고 모든 종류에 대해서 언급드리다보니 모두 말씀드렸지만 실제로 직장인이 회사생활하면서 쓰는 보고서는 그렇게 많치는 않습니다. 4~5개 정도가 가장 많이 쓰는 보고서라고 할까요?

 

일일, 주간, 월간보고서, 기획서, 품의서, 시말서정도? ㅋㅋ 시말서는 진짜 회사에서 짜르기 위한 중요한 명분이 될 수 있으니 최대한 쓰지 않는것이 좋습니다. (한마디로 잘하라는 이야기입니다. ㅋ) 저희 회사에서는 얼굴에 보고서 던지는 일들은 없지만 제 친구 말만 들어봐도 하루에 2번 3번 얼굴에 보고서 던진다고 하더라구요. 요즘도 그런 회사가 있냐구요? 세상 참 무섭습니다. 남의 돈 벌기가 어디 쉬운일이 있을까요? ㅠㅠ 알아서 잘하자 라는 기업문화가 조금은 바뀌었으면 하는 바램을 담아봅니다.

 

오늘 보고서쓰는법에 관해서는 보고서가 무엇이고 그 종류에 대해서 알아보았고 다음 포스팅에서는 보고서의 작성절차 그리고 보고서를 쓰면서 주의해야 할 사항들에 대해서 알려드리도록 하겠습니다.

 

보고서 하나만 잘 써도 상사에게 이쁨받는 것. 다시 한번 강조드리면서 오늘 이만 마치도록 하겠습니다.

 

P.S 첨부파일로 개인일일보고서를 첨부해 놓았습니다. 필요하신 분은 다운받아서 사용하시기 바랍니다.

 

개인일일보고서.hwp

 

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