보고서쓰는법 (2) - 살아남기 프로젝트

 

보고서쓰는법 (2) - 살아남기 프로젝트

 

안녕하세요. 너가 알아? 의 채널을 운영하고 있는 K입니다. 확실히 포스팅이 옆에서 코칭을 직접 받으면서 작성하니까 어렵지 않고 실력이 하루가 다르게 일취월장하고 있는 것 같아서 기쁩니다. 이래서 사람은 아무리 자신이 똑똑하다고 해도 평생 배워야 한다는 말이 나오는 것 같습니다. 앞으로도 제가 운영하는 다양한 채널들이 활성화 되는 것을 지켜봐주시고 좋은 컨텐츠와 정보속에서 함께 소통해보기를 소망해봅니다.

 

오늘 포스팅의 주제는 앞서서 보고서쓰는법 첫번째 시간( http://officeworkerlove.tistory.com/39 ) 에 이어서 쓰는 보고서쓰는법 두번째 시간입니다. 첫번째 시간에 보고서의 정의와 종류에 대해서 알아보았다면 두번째 시간에는 본격적으로 보고서 작성절차와 작성시 주의사항에 대해서 배워보는 시간을 갖도록 하겠습니다.

 

 

보고서는 프로젝트를 설명하는데 있어서 아주 효과적인 의사소통의 수단이 될 수 있습니다. 주관적이지 않고 객관적으로 전달이 되기 때문에 의도의 왜곡이나 모호함을 없앨 수 있다는 장점이 있습니다. 그렇기 때문에 보고서는 무엇보다도 일목요연하게 정리가 되어 있어야 하며 논리적일 필요도 있는 것입니다.

 

지금부터 보고서 작성절차를 보면서 칭찬받고 인정받을 수 있는 보고서 작성방법에 대해서 살펴보도록 하겠습니다.

 

 

(1) 목적설정

- 보고서 작성을 하는 이유가 무엇인지 그 이유를 명확히 할 필요가 있습니다. 결제권자의 의도 또는 지시사항을 정확히 파악하고 제출하기까지 진행순서를 정하도록 합니다.

- 왜 보고를 하게 되었는지를 생각해보도록 합니다.

- 보고서의 내용이 어떤 목표와 연계되어 있으며, 어떤 의미가 있는지도 살펴보아야 합니다.

(2) 정보의 수집 및 선택

- 보고할 프로젝트와 관련된 규정에는 어떤 것들이 있는지 법령, 사례, 통계 그리고 참고할 수 있는 별도의 문헌들이 있는지 보고서 작성에 필요한 모든 내용을 조사 또는 연구해야 합니다.

 

(3) 현재상황보고

- 윗 사람의 올바른 결정이 있기 위해서는 현재 상태에 대한 정확한 인식이 필수적입니다. 보고 받는 사람의 명확한 이해를 위해서는 구체적인 통계, 여론조사 결과, 현장조사 결과 그리고 그 모든 데이터를 입증할 수 있는 자료를 병행해서 보고하면 신뢰도가 높아지게 됩니다. 그리고 과거-> 현재-> 변화정도-> 변화속도 까지 첨삭하게 되면 이에 보고를 받는 사람이 상황에 대한 것을 고민할 수 있기 때문에 높은 수준의 보고서가 완성된다고 볼 수 있습니다.

 

(4) 개선 및 제안

- 현재상황에 대해서 근거에 의하여 보고서를 명확하게 작성했다면 개선사항이나 제안사항에 대해서 적어 보는 것이 좋습니다. 보고서는 잘 쓰면 좋겠지만 가장 좋은 보고서는 보고를 받는 사람이 쉽게 이해를 할 수 있어야 합니다. 그렇기 때문에 보고서 내용대로 시행했을 때 어떤 변화가 있을지 현재의 결과치보다 얼만큼이나 달라질 수 있는지 예측해 볼 수 있게 써야 합니다.

 

- 보고를 받는 사람에게서 어떠한 의사결정이 떨어지기를 원할 경우 보고를 하는 사람은 명확하게 무엇을 조정해 주기를 원하는지도 명확히 서술하거나 보고서에 쓰면 최종적으로 아주 좋은 보고서를 만들 수 있게 됩니다. (한두번 얼굴에 보고서를 맞을 각오를 하는 것도 나쁘지 않습니다. 그 과정이 반복되고 상사나 윗사람 또는 보고를 받는 사람이 파악이 되면 그 다음부터는 칭찬만 받는 보고서를 만들 수 있게 됩니다.) 

(5) 최종확인

- 위에서 차례대로 언급한대로 보고서를 작성했다면 굉장히 좋은 보고서가 완성이 되었을것이라고 생각됩니다. 하지만 반드시 작성후에는 검토하는 습관을 들여야 합니다. 잘못된 부분이나 불필요한 부분은 없는지 꼼꼼히 확인하고 이야기가 너무 길어지는 것 같으면 본래 목적의 전달 과정이 훼손되지 않는 범위내에서 과감한 삭제도 필요합니다.

(6) 칭찬 받는 최고의 보고서

 

위에서 좋은 보고서쓰는법에 대해서 말씀을 드렸는데 이해가 조금 어려우실까봐 조금 쉽게 핵심을 정리해보도록 하겠습니다. 좋은 보고서는 다른 것이 아닙니다. 나를 죽이고 상대를 살리는 것이 칭찬받는 보고서라고 해야할까요?? 한마디로 보고 받는 사람이 원하는 기대에 초점을 맞춘 보고서가 되어야 한다는 것입니다. (아부라고 생각해도 좋습니다.- 원래 아부 잘하는 애들이 대학교때 학점도 좋습니다.)

 

일단 너무 장황한 보고서는 읽는 사람이 부담을 갖거나 극히 싫어하는 사람들이 있을 수 있습니다. 그렇기 떄문에 첫장만 보아도 결론이 보이는 보고서가 좋은 보고서입니다.

 

그리고 칭찬받는 보고서의 핵심은 사실과 의견을 명확히 구분해서 쓰고 간결하게 정리하며 왜만하면 의견은 최후에 기술하시는 것이 좋습니다. 그리고 장문의 경우 당연히 요약문을 첨삭하여 이해를 돕는 것도 좋다고 말씀드립니다.

 

 

칭찬받는 보고서쓰는법 인지가 좀 되어가시나요? 이론적으로는 이해가 가더라도 직접 써보고 깨져보지 않으면 좋은 보고서는 절대로 나오지 않습니다. 특히나 짬이 좀 되는 직장인이라면 모를까 보통 이렇게 보고서를 어떻게 하면 잘 쓸 수 있는지 찾아보는 분들은 대게 신입사원인 경우가 대부분이더라구요. 그러니 처음부터 너무 대단한 보고서를 쓰려고 부담갖지 마시고 꺠질거 각오하시고 편하게 접근하시는게 좋다라는 말씀을 경험자로서 드려봅니다.

 

잘쓰는 법을 배웠으니 조금더 나아가기 위해서 보고서를 작성할 때 주의사항을 알려드리도록 하겠습니다.

 

보고서는 요점을 명확하게 하는 것이 중요한데 제가 얼마전에 저희 회사 신입사원으로부터 보고서를 받아 보았을때 대학교에서 배운 보고서? 그런 느낌이 물씬 나더라구요. 한마디로 보고하고자 하는 요점이 정리가 되어 있지 않았습니다. 이런 보고서는 윗사람이 보기에 아무리 잘 정리가 되어있다고 한들 '꽝' 이라고 볼 수 있습니다.

 

보고서작성시주의사항 첫번째, 요점만 명확하게 정리하자.

 

요점을 잘 정리한 보고서 준비되셨나요? 다시 한번 살펴보면서 완전한 형식을 갖추었는지 꼼꼼히 검토해보도록 하겠습니다. 이 말을 조금 쉽게 이야기하면 보통 우리가 대학교 다닐때는 하나의 논물을 보면서 이해가 안가는 부분은 다른 논문도 살펴보고 참고문헌도 살펴보고 그러지 않습니까? 하지만 보고서는 그렇게 쓰면 '꽝' 입니다. 다른 보고서나 자료가 없어도 제출한 보고서 하나만으로도 완결성을 가지고 있어야 한다는 뜻입니다. 그리고 보고서를 보면서 추가적인 질문사항이 발생하지 않도록 명확히 서술하는 것도 도움이 됩니다.

 

보고서 작성시주의사항 두번째, 완결성을 갖춘 보고서를 작성하자.

 

요점을 잘 정리하고, 완결성을 띄고 있다면 마지막으로 보고서작성시 주의사항은 표준화된 서식을 사용했는가입니다. 제가 보고서쓰는법 (1) 에서 기본적인 양식을 첨부해드렸고 이번에도 마찬가지이겠지만 중요한 것은 회사에서 쓰는 표준화된 보고서 양식이 있다면 그것을 사용해야 합니다.

 

혹시 드라마 '미생'을 보신 분이라면 이해가 빠르게 될 것이 장그래가 자신의 장점을 살려서 문서들을 자기만의 방식으로 깔끔하게 정리해놓았을때 겁나 까이는것 보셨나요? 그것은 좋은 정리법이 아니라 기존의 질서를 무너뜨리는 행동이었기 때문에 칭찬을 받을 줄 알았던 장그래는 겁나게 까이게 된 것입니다.

 

그러니 가급적이면 업무 규정에 있는 표준화된 보고서 서식이나 규격을 사요하시고 내용과 구성이 산만하지 않도록 최대한 간결하고 요점만. 육하원칙에 따라서 작성하고 불필요한 미사어구 수식어 등등 애매한 표현이나 과장법은 삭제하시기 바랍니다.

 

물론 여기서도 체크해야 할 것은 너무 요약형, 핵심형 보고서 형식을 따라가거나 중시하다보면 주어나 목적어가 생략이 되어 정확한 의사전달이 힘들수도 있으므로 경우에 따라서는 서술 형식으로 쓰는 보고서도 좋다고 말씀드리도록 하겠습니다.

 

보고서 작성시주의사항 세번째, 표준화된 서식이나 기존에 정해진 규격을 사용하도록 하자.  

 

최대한 저의 경험을 살려서 보고서쓰는법과 작성시 주의 할 것들을 정리해보았는데 너무 장황하게 길게만 적은건 아닌가 모르겠습니다. 하지만 분명하게 이런 부분들을 정확히 인지하고 쓸 수 있다면 앞으로 회사에서 아주 사랑받고 윗사람이나 오너에게 인정받는 사원 또는 직장인이 되실 수 있으실거라 응원의 말씀을 전하며 오늘 글을 마치도록 하겠습니다.

 

P.S 첨부 보고서는 예시이며 외부미팅보고서, 중요사항보고서, 회의보고서 입니다.

 

회의보고서.hwp

외부미팅 보고서.hwp

중요사항 보고서.hwp

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